Quando un progetto incontra problemi, la prima reazione è spesso cercare una causa tecnica.
Il software non funziona.
Il fornitore è in ritardo.
Il budget è insufficiente.
Le risorse non sono disponibili.
Tuttavia, dopo anni di esperienza nella gestione dei progetti, emerge una realtà interessante:
Molti problemi apparentemente tecnici sono in realtà problemi di stakeholder.
La gestione degli stakeholder rappresenta una delle competenze più importanti per qualsiasi Project Manager.
Eppure è spesso una delle più sottovalutate.
Chi Sono gli Stakeholder?
Uno stakeholder è qualsiasi persona o gruppo che può influenzare il progetto o essere influenzato dal progetto.
Alcuni esempi:
- Sponsor
- Clienti
- Utenti finali
- Management
- Membri del team
- Fornitori
- Enti regolatori
- Partner esterni
Molti Project Manager identificano solo gli stakeholder più evidenti.
Questo è il primo errore.
Spesso i problemi più seri arrivano proprio dagli stakeholder dimenticati.
Un Progetto Può Essere un Successo Tecnico e un Fallimento Totale
Immagina questo scenario.
Il progetto:
- Rispetta il budget
- Rispetta le tempistiche
- Rispetta i requisiti tecnici
Dal punto di vista tradizionale sembra un successo.
Eppure il cliente è insoddisfatto.
Gli utenti non utilizzano la soluzione.
Il management critica il risultato.
Come è possibile?
Perché il successo di un progetto non dipende solo dai deliverable.
Dipende anche dalla percezione degli stakeholder.
L'Errore Più Comune: Coinvolgere Troppo Tardi
Molti team iniziano a coinvolgere gli stakeholder solo quando hanno bisogno di approvazioni.
In pratica:
- Pianificano da soli
- Sviluppano da soli
- Decidono da soli
E poi si sorprendono quando emergono resistenze.
Gli stakeholder vogliono sentirsi coinvolti.
Non necessariamente perché vogliono controllare il progetto.
Ma perché vogliono comprendere cosa sta accadendo e come verranno impattati.
La Resistenza al Cambiamento
Ogni progetto introduce un cambiamento.
Nuovi processi.
Nuove tecnologie.
Nuove responsabilità.
Nuovi modi di lavorare.
Per questo motivo la resistenza è naturale.
Le persone tendono a preferire ciò che conoscono.
Anche quando la nuova soluzione è oggettivamente migliore.
Un buon Project Manager comprende che la gestione del cambiamento è parte integrante della gestione degli stakeholder.
Perché la Comunicazione Non Basta
Molti pensano:
"Abbiamo inviato una mail, quindi abbiamo comunicato."
In realtà la comunicazione efficace non consiste nel trasmettere informazioni.
Consiste nel garantire che le informazioni vengano comprese.
Uno stakeholder può ricevere dieci email e non capire comunque cosa sta succedendo.
La domanda da porsi non è:
"Abbiamo comunicato?"
Ma:
"Gli stakeholder hanno realmente compreso?"
La Matrice Potere-Interesse
Uno degli strumenti più semplici ed efficaci è la matrice Potere-Interesse.
Consente di classificare gli stakeholder in base a:
Potere
Quanto possono influenzare il progetto.
Interesse
Quanto sono coinvolti o impattati dal progetto.
Da questa analisi emergono quattro categorie:
Alto Potere – Alto Interesse
Sono gli stakeholder più critici.
Richiedono coinvolgimento continuo.
Alto Potere – Basso Interesse
Devono essere mantenuti soddisfatti.
Basso Potere – Alto Interesse
Devono essere mantenuti informati.
Basso Potere – Basso Interesse
Richiedono monitoraggio minimo.
Questa semplice analisi può evitare molti problemi.
Le Aspettative Sono Più Importanti della Realtà
Un concetto fondamentale nel Project Management è che le aspettative guidano la soddisfazione.
Immagina due progetti.
Progetto A
Promessa:
- Consegna in 3 mesi
Risultato:
- Consegna in 4 mesi
Gli stakeholder sono delusi.
Progetto B
Promessa:
- Consegna in 6 mesi
Risultato:
- Consegna in 5 mesi
Gli stakeholder sono soddisfatti.
Lo stesso risultato può essere percepito in modo completamente diverso.
La gestione delle aspettative è spesso più importante della gestione delle attività.
Quando gli Stakeholder Diventano un Rischio
Ogni stakeholder può rappresentare:
- Un'opportunità
- Un rischio
Ad esempio:
Uno sponsor fortemente coinvolto può accelerare decisioni critiche.
Uno sponsor assente può bloccare il progetto per settimane.
Un utente coinvolto può contribuire a migliorare i requisiti.
Un utente ignorato può ostacolare l'adozione della soluzione.
Per questo motivo gli stakeholder dovrebbero essere inclusi nel processo di gestione dei rischi.
Il Ruolo del Project Manager
Molti professionisti credono che il compito principale del Project Manager sia gestire attività e scadenze.
In realtà il lavoro è molto più complesso.
Un Project Manager deve:
- Costruire fiducia
- Gestire aspettative
- Facilitare decisioni
- Risolvere conflitti
- Creare consenso
In altre parole, deve gestire persone prima ancora che progetti.
Errori da Evitare
Tra gli errori più comuni troviamo:
Identificare gli stakeholder una sola volta
Gli stakeholder cambiano durante il progetto.
La mappa deve essere aggiornata regolarmente.
Comunicare allo stesso modo con tutti
Ogni stakeholder ha esigenze diverse.
Ignorare gli stakeholder contrari
Gli oppositori non spariscono.
Ignorarli spesso peggiora la situazione.
Concentrarsi solo sullo sponsor
Il successo dipende da un ecosistema di stakeholder.
Non da una sola persona.
Lezioni dai Progetti di Successo
I progetti di maggior successo hanno spesso una caratteristica comune:
Gli stakeholder si sentono ascoltati.
Non significa che tutte le richieste vengano accettate.
Significa che le persone comprendono il processo decisionale e percepiscono trasparenza.
La fiducia riduce attriti.
Gli attriti rallentano i progetti.
Conclusioni
La gestione degli stakeholder non è un'attività amministrativa.
È una disciplina strategica.
Molti dei problemi che emergono durante l'esecuzione non nascono da errori tecnici.
Nascono da aspettative non allineate, comunicazione inefficace e relazioni trascurate.
I migliori Project Manager comprendono che il successo di un progetto non dipende solo da cosa viene consegnato.
Dipende anche da come le persone coinvolte percepiscono il percorso e il risultato finale.
Perché alla fine, i progetti vengono realizzati dalle persone.
E per le persone.
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